Príprava vášho podnikania

Získajte vhodné poistenie

Uistite sa, že máte vhodné poistné krytie skôr, ako dôjde k núdzovej situácii.

Asociácia britských poisťovateľov (ABI) má užitočné informácie o výbere správneho poistenia pre vaše podnikanie.

Posúdenie rizík

Aké sú nebezpečenstvá a hrozby, ktoré by mohli potenciálne narušiť vaše podnikanie?

Organizačné riziká zahŕňajú:

Strata informačných a komunikačných technológií (IKT)
Strata priestorov (požiar, strata dát, výpadok napájania)
Strata dát (výpadok IKT alebo kybernetický bezpečnostný incident)
Drsné počasie
Záplavy – viac informácií o príprave na záplavy nájdete na našich stránkach o záplavách
Strata personálu (pandémia chrípky, nepriaznivé počasie, dopravné nehody)
Strata externých závislostí (palivo, elektrina, telekomunikácie, voda, partner, dodávateľ)

Aká je pravdepodobnosť, že sa takéto udalosti môžu stať a aký by to malo dopad na vaše podnikanie?

Vytvorte si plán kontinuity podnikania s týmito piatimi fázami

Prvým krokom k rozvoju plánu kontinuity podnikania je naozaj dobrý pohľad na to, čo vaša firma robí a aké zdroje na to potrebujete.

1

Dizajn

Toto je časť procesu, kde sa identifikujú vhodné riešenia na zabezpečenie kontinuity činností identifikovaných v rámci hodnotenia podnikateľského vplyvu. Toto možno na inej vopred definovanej a dohodnutej úrovni.

2

Implementácia

3

Validácia

Kľúčom k úspechu plánov kontinuity podnikania je zabezpečiť, aby boli testované a vhodné na daný účel. Dá sa to dosiahnuť testovaním plánov oproti identifikovanému scenáru.

4

Vkladanie

Poslednou fázou životného cyklu BC je zabezpečiť, aby bol proces kontinuity podnikania zakotvený v celej vašej organizácii. Vedia všetci zamestnanci, čo majú robiť, na koho sa obrátiť a ako sa zhostiť svojej úlohy v pláne?

5

Analýza

Analýza vplyvu na podnikanie, známa ako BIA, je súčasťou plánovania kontinuity podnikania, ktorá pomáha identifikovať kritické a nekritické systémy a procesy.

Šablóna analýzy vplyvu na podnikanie

Využite naše užitočné šablóna (formát dokumentu Excel) a sprievodcu nižšie na vytvorenie analýzy obchodného vplyvu a analýzy kritických požiadaviek

Táto šablóna môže vašej organizácii pomôcť identifikovať jej kritické funkcie (a ich závislosti), ktoré je potrebné naplánovať počas obdobia výpadku.

Šablóna je rozdelená na 10 oblastí.

V tabuľke nižšie sú uvedené oblasti a to, čo musíte zahrnúť do každej sekcie:

Zhrnutie aktivity

Súhrn každej činnosti, ktorú vykonáva vaše oddelenie/organizácia. Pokúste sa nezachádzať do najmenších detailov, napr. zaznamenávať „spracovanie hovorov“ ako aktivitu, a nie „prijímať hovory“, „presmerovať hovory“, „hovory na akciu“, „zapisovať hovory“ atď.

MTPD

„Maximálne tolerovateľné obdobie prerušenia“: toto je trvanie, po ktorom budú mať neprijateľné následky z nevykonania činnosti, ktorú analyzujete. To by mohlo zahŕňať: neschopnosť udržiavať kritické činnosti služby, neprijateľné následky na reputáciu, nesúlad s legislatívou atď.

Vplyv na službu, ak činnosť zlyhá

Stručný popis dopadu na službu v prípade zlyhania tejto činnosti, napr. poškodenie dobrého mena, nesplnenie zákonnej požiadavky, finančná strata atď.

Ľudia

Minimálny počet zamestnancov potrebný na vykonávanie tejto činnosti spolu so zručnosťami potrebnými na vykonávanie danej úlohy.

Vybavenie a vozidlá

Vybavenie potrebné na vykonávanie tejto úlohy, napr. kamery. Mali by ste tiež uviesť podrobnosti o všetkých požadovaných vozidlách, napr. autách, špeciálnych vozidlách atď.

Počítače

Podrobnosti o všetkom softvéri a hardvéri potrebnom na vykonanie tejto činnosti.

Vybavenie

Podrobnosti o všetkých budovách, izbách, nábytku a sociálnych zariadeniach, ktoré sú potrebné pre túto činnosť, napr. súkromná miestnosť na pohovor, všeobecné kancelárske priestory atď.

Vnútorné závislosti

Podrobnosti o všetkých úsekoch, na ktorých je táto činnosť závislá, napr. ak činnosť závisí od financií atď.

Vonkajšie závislosti

Podrobnosti o všetkých inžinierskych sieťach, službách, dodávateľoch a iných dodávateľoch, napr. plyn, internet, zmluvy na zákazku atď.

Ostatné komentáre

Akékoľvek ďalšie body záujmu súvisiace s touto činnosťou, napr. kľúčové obdobia mesiaca/roka, blížiace sa zmeny alebo predvídateľné problémy.

Navrhnite si svoj plán

Keď pochopíte svoje podnikanie a jeho slabé miesta, musíte sa pozrieť na niekoľko spôsobov, ako sa chrániť. Váš plán môže zahŕňať nasledovné:

Kontaktné údaje zamestnancov, zákazníkov a dodávateľov mimo otváracích hodín
Pripravte si komunikačný plán – koho budete kontaktovať v prípade núdze a čo poviete
Dokumentujte postupy – pripravte si „návody“, aby zamestnanci mohli postupovať podľa krokov na dokončenie svojich činností
Dohodnuté možnosti presťahovania – ak sa nemôžete dostať do svojich priestorov, kam inam môžete ísť
Vzdialený prístup k ICT / cloudovej technológii - môžete pristupovať k počítačovej sieti z rôznych miest
Bezpečné ukladanie údajov mimo pracoviska – zálohujte si svoje počítačové systémy a ukladajte záložné pásky do ohňovzdorných skríň na inom mieste
Alternatívni dodávatelia – kde získate svoje vybavenie, ak dodávateľ prestane obchodovať
Stiahnite si tento kontrolný zoznam, ktorý vám pomôže s plánovaním kontinuity podnikania (formát dokumentu Word): Kontrolný zoznam kontinuity podnikania buďte pripravený

Implementujte svoj plán

Keď ste sa dopracovali k tomu, čo musíte urobiť, ďalším krokom je urobiť to. Budete musieť prísť na to, čo je cenovo dostupné a praktické. Majte na pamäti, že implementácia niektorých vecí bude veľmi jednoduchá, kým zavedenie iných môže trvať dlhšie.

Vyškolte svojich zamestnancov

Vedia všetci vaši zamestnanci, čo je plán kontinuity podnikania? Vedia, aké kroky by podnikli v prípade incidentu kontinuity podnikania?

Overte svoje plány a vyškolte svojich zamestnancov

Mať plány je v poriadku, ale ako viete, že fungujú? Najlepší spôsob, ako to urobiť, je otestovať ich. To tiež pomôže zabezpečiť, aby vaši zamestnanci rozumeli svojim úlohám v rámci plánov.